Torsten Weber’s Blog

Wer viele Projekte verwaltet, gehört in der Regel auch zu den Leuten, die viele Termine haben. Das kann bei Outlook manchmal dazu führen, nicht schnell Termine bzw. Besprechungsanfragen zu finden. Es gibt bei Outlook ein gutes Dutzend Ansichten für Termine, aber nicht eine einzige für Besprechungsanfragen.

Einen Suchordner für Besprechungsanfragen legt man unter Outlook 2003 oder höher so an:

• (in die Ansicht E-Mail wechseln)
  
• Suchordner mit der rechten Maustaste anklicken, Neuer Suchordner wählen
• im folgenden Dialog Benutzerdefinierten Suchordner erstellen wählen, OK
• unter Name z. B. Terminanfragen eingeben, dann auf Kriterien klicken
• auf die Registerkarte Erweitert klicken, dann Feld, Alle Terminfelder, Dauer anklicken
• bei Bedingung den Wert besteht auswählen und Zur Liste hinzufügen wählen
• OK
• bei Suchordner auf Durchsuchen klicken und Gesendete Objekte und Posteingang, OK wählen
  • die Option Unterordner durchsuchen sollte in der Regel aktiviert bleiben
• OK
• (ein wenig warten)

Dann dauert es ein wenig durch die Initial-Suche und alle Besprechungsanfragen werden angezeigt. Eine Anfrage ist kein Termin, wenn nicht zugesagt wurde. Über die Kriterien beim Suchordner an sich als z. B. über Ansicht, Aktuelle Ansicht, Aktuelle Ansicht anpassen, Filtern lässt sich das Suchergebnis verfeinern und so auch Suchordner für zugesagte bzw. nicht-zugesagte Termine anlegen, deren Datum größer/gleich dem aktuellen ist. Alternativ können obsolete Ergebnisse (< Heute) auch einfach gelöscht werden. Wenn diese Ergebnisse gelöscht werden, hat das keine Auswirkung auf die Termine im Kalender.