Torsten Weber’s Blog

Welcher Freiberufler oder Manager benötigt heutzutage nicht mehr denn je eine hohe Mobilität? Eine der häufigsten Fragen dabei ist, wie Microsoft Outlook synchronisiert werden kann. UMTS, WLAN, GPRS und Co. sind in Deutschland gut ausgebaut und in allen größeren Städten verfügbar. Das ist nicht die Problemstellung, sondern wie der Inhalt eines Rechners mit einem anderen synchronisiert werden kann. Die Standardantwort: Microsoft Exchange. Doch geht es nicht einfacher, kostengünstiger und smarter? Ja, mit SYNCING.NET.

Funktionsweise von SYNCING.NET

SYNCING.NET arbeitet nach dem Prinzip eines Peer-to-Peer-Netzwerks und hat gegenüber ähnlichen Lösungen wie von Vaita den Vorteil, dass keiner der Rechner als Server fungieren muss. Das heißt, sind beispielsweise bei nur zwei Rechnern der Rechner A und Rechner B nie gleichzeitig online oder nur kurze Zeit, funktioniert eine Synchronisation mit einem Peer-to-Peer-Netzwerk nur sehr schleppend oder gar nicht. In diesem Fall wird ein Rechner C benötigt, der entweder als Peer jeweils mit A und B immer wieder in Kontakt steht oder als Server fungiert und immer an ist. Wenn der Rechner C nicht existiert oder zum Beispiel wegen den Stromkosten nicht ständig laufen soll, spielt SYNCING.NET nur eine seiner Stärken aus. Mit der Store and Forward-Funktion¹, die auch bei dem SMS zum Einsatz kommt, werden Daten auf Servern von SYNCING.NET verschlüsselt zwischengespeichert und stehen damit auch dann zur Verfügung, wenn Rechner A und B niemals gleichzeitig online sein sollten. Ein dedizierter Rechner, der wegen dieser Problematik immer online ist, ist damit nicht mehr notwendig.

  
Abb. 1: Synchronisation in einem Peer-to-Peer-Netzwerk vs. Synchronisation mit Store and Forward-Funktion

Synchronisiert werden können Dateien/Verzeichnisse sowie Microsoft Outlook. Für jede Synchronisation wird ein Peer-to-Peer-Netzwerk eingerichtet, bei dem festgelegt wird, was synchronisiert wird. Zu jedem der Netzwerke können unterschiedliche Peers hinzugefügt werden. Möglich wäre damit zum Beispiel die komplette Synchronisation von Microsoft Outlook zwischen dem Firmen-Notebook und Desktop PC, als auch die gleichzeitige Synchronisation von nur einem einzigen Microsoft Outlook-Ordner Gewerbeverein, zwischen einem Desktop PC und dem Rechner eines Kollegen vom Gewerbeverein. Die Einladungen zu einem Peer-to-Peer-Netzwerk werden E-Mail-Adressen zugeordnet und eine Authentifizierung über ein Konto bei einem SYNCING.NET-Server erledigt.

Abb. 2.: Synchronisation von Dateien und Outlook mit unterschiedlichen Peer-to-Peer-Netzwerken

Erfahrungen eines Praxistests über drei Monate

SYNCING.NET habe ich ca. fünf Monate im Einsatz und die Synchronisation läuft zuverlässig ab. Anfangs gegen April 2008 waren vereinzelt E-Mails nicht synchronisiert worden, das gehört mittlerweise durch Updates der Vergangenheit an. Ich kann SYNCING.NET empfehlen, zumal die Lizenzen günstig sind, die Software über Firewalls hinweg funktioniert und auch neben vorhandener Infrastruktur wie z. B. Microsoft Exchange zum Einsatz kommen kann. Ein paar Punkte empfehle ich für die Arbeit mit SYNCING.NET: Um die Synchronisation zu kontrollieren, schaltet man die Anzeige der Elemente in einem Ordner von Anzahl ungelesener Elemente anzeigen auf Anzahl aller Elemente anzeigen um. Stimmt nach der Synchronisation diese Anzahl bei allen Rechnern überein, ist alles o. k.

Abb. 3: Anzeige der Anzahl aller Elemente in einem Ordner in Outlook

Stimmt die Anzahl nicht überein und scheint SYNCING.NET z. B. von Rechner A zu Rechner B eine E-Mail nicht zu übertragen, ist der Workaround simpel. Man ordnet dazu der nicht synchronisierten E-Mail eine Kategorie zu, die nur für die Synchronisation benutzt wird. Durch die Änderung wird synchronisiert und die Kategorie kann danach bei der betroffenen E-Mail wieder gelöscht werden.

Abb. 4: Zuordnung einer Kategorie für eine E-Mail zur Synchronisation

Was ist aber, wenn die nicht synchronisierte E-Mail bzw. die nicht synchronisierten E-Mails nicht schnell ermittelt werden können? Sicherlich möchte niemand gerne per Hand alle E-Mails durchschauen, welche davon nicht synchronisiert wird. In diesem Fall wird die Zuordnung der zur Synchronisation bestimmten Kategorie auf Gruppierungen anstatt einzelner E-Mails angewendet.

Abb. 5: Zuordnung einer Kategorie für eine Gruppierung zur Synchronisation

Mit einem Kategoriesuchordner (Erstellung: siehe vorstehende Abbildung) kann kontrolliert werden, ob alle E-Mails mit der für die Synchronisation bestimmten Kategorie schon von Rechner A an Rechner B übertragen wurden oder noch nicht. Beispiel: Stimmt die Anzahl der E-Mail mit "T: Sync" auf Rechner A und B überein, aber nicht die Gesamtanzahl pro Ordner (Option: Anzahl aller Elemente anzeigen), müssen weitere Gruppierungen gewählt werden. Zum Beispiel, indem der Zeitraum einfach von Heute auf Gestern weiter ausgedehnt wird. Nach dem manuellen Abgleich kann die Zuordnung der für die Synchronisation bestimmten Kategorie mittels dem Kategoriesuchordner leicht wieder gelöscht werden. Wichtig ist, dass die Synchronisation mit SYNCING.NET zuverlässig läuft und dieses Verfahren für den Fall der Fälle dient und ebenso zuverlässig funktioniert.

Problematisch ist beim Vergleich der Gesamtanzahl aller Elemente eines Ordner natürlich einerseits die Gesamtanzahl aller dazu zu vergleichenden Ordner und Terminanfragen. Das erstere ist eine Frage des Selbstmanagements. Ich habe eine Lösung, die ohne Outlook, Kategorien und Fähnchen auskommt und nur Posteingang und bearbeitet als Outlook-Ordner (CF2 Tracking in Abbildung 3 ist nur für statistische Auswertungen und sammelt E-Mails). Bleibt also die Frage nach Terminanfragen². Diese werden durch SYNCING.NET nicht synchronisiert und verhindern logischerweise ohne Maßnahmen damit den Vergleich der Gesamtanzahl aller Elemente pro Ordner. Die Lösung des Problems ist mit etwas Hintergrundwissen einfacher als gedacht: Die Terminanfragen müssen vor dem Vergleich der Anzahl der Elemente gelöscht werden. Wie das funktioniert, steht hier. Das Löschen dieser E-Mails ist vollkommen gefahrlos. Termine werden übrigens natürlich synchronisiert; diese Problematik betrifft nur die verschickten E-Mails dazu. Einladungen zu Kalenderfreigaben werden auch nicht synchronisiert, könnten aber ebenso gefahrlos gelöscht werden.

SYNCING.NET gefällt mir deswegen gut, weil die Anwendung einfach gehalten ist und wenige Optionen zur Konfiguration anbietet. Sie ist sozusagen "deduktiv" gehalten und "synchronisiert einfach". Miranda lässt sich damit genauso zwischen Rechnern leicht synchronisieren, wie Microsoft Outlook oder Ordner. Zum Beispiel synchronisiere ich Entwürfe für Blogeinträge zwischen Rechnern. Dazu ist bei Windows Live Writer der Ordner ...\My Weblog Posts\Drafts als Peer-to-Peer-Netzwerk anzulegen.

Die Option Schnelle Synchronisation verbraucht einige CPU-Ressourcen (bei mir ca. 40 %). Ich nutze diese daher nur, wenn benötigt und lasse sie ansonsten abgeschaltet.

Einen Vorschlag hätte ich noch für die Syncing.NET Entwickler: Ich vermisse, dass der Client nicht offline geschaltet werden kann. Einerseits scheint die Synchronisation mit aktivem UMTS etwas unstabil zu sein und Änderungen wie versendete E-Mails oder eingepflegte Termine müssen per obiger Lösung mittels Kategorien nachträglich synchronisiert werden. Könnte der Client offline geschaltet werden (Änderungen werden gespeichert, nur findet keine Kommunikation statt), wäre es sicherlich stabiler. Anderseits könnte gesteuert werden, ob Daten übertragen überhaupt werden sollen. Bei UMTS- bzw. GPRS-Verbindungen ohne Flatrate möchten einige sicher nicht, dass Syncing.NET bei einer aktiver Internetverbindung einfach zu synchronisieren beginnt. Zusätzlich müsste sicherlich die CPU-Last geringer werden, da nicht ständig auf aktive Netzwerkverbindungen geprüft wird. Das wäre gut beim Betrieb mittels Akkumulatoren.³

Mehr über SYCNING.NET gibt es unter: syncing.net.

¹ Einschränkungen: maximal 200 MB an Änderungsdaten und maximal 20 MB pro Datei
² Antwort von Sycning.NET steht bei den Kommentaren
³ Antwort von Syncing.NET: Das Gewünsche kann durch Beenden des Clients erreicht werden.