Ansichten in Outlook können individuell und auch pro Ordner angepasst werden. Z. B. können Felder in Ansichten hinzugefügt als auch entfernt oder die Autovorschau aktiviert bzw. deaktiviert werden. Dieses ist sinnvoll, um das Maß an Information sozusagen in Abhängigkeit vom Kontext zu steuern. Genau das kann, besser gesagt sollte, bei Junk-E-Mails zum Einsatz kommen.
Mit sinnvollen Strategien wie Blacklists und Anwendungen lässt sich die Anzahl vom Spam erheblich reduzieren. Was dennoch durchkommt, wird von den Filtern von Microsoft für Outlook oder Windows Mail relativ gut und zuverlässig als Spam erkannt. Hier hat sich über die Zeit hinweg doch einiges getan. Dabei mag es erstaunlich klingen, dass Microsoft Technologien dazu basierend auf der AIDS-Forschung gewonnen hat. Spam-E-Mails mutieren (Veränderung von Merkmalen) über die Zeit hinweg. "Viagra" wird z. B. für die Umgehung der Filter (falsch-negativ Ergebnis) zu "V1agra". Dabei behalten die Junk-E-Mails bestimmte Formen bei, um ihren Auftrag, dass aggressive Marketing¹, erfüllen zu können. Für Menschen stellen diese Veränderungen in der Regel keinerlei Probleme dar; die Junk-E-Mails bleiben verständlich. Filtern haben dagegen ohne passende Technologien Probleme damit. Der Ansatz von Microsoft für die Filter liegt darin, dass es Ähnlichkeiten bei Veränderungen von Spam und Veränderungen vom Humane Immundefizienz-Virus (HIV) gibt, auch wenn sich die Geschwindigkeiten der Veränderung unterscheiden. Das HIV verändert sich nämlich, um sich dem Zugriff des menschlichen Immunsystems (also dem "Filter") zu entziehen, muss aber auch bestimmte Merkmale gleich lassen, um seine Virulenz beizubehalten².
Hin und wieder identifizieren die Filter eine E-Mail fälschlicherweise als Spam (falsch-positiv Ergebnis). In Outlook finden sich diese im Ordner Junk-E-Mail wieder. Doch hier hätte Microsoft besser nachdenken sollen. Ist die Ansicht in diesem Ordner optimal? Was benötigt es denn, um schnell und zuverlässig den Junk-E-Mail-Ordner durchzuschauen und in weniger als einer Sekunde pro E-Mail über eine Löschung der aktuell angeschauten E-Mail zu entscheiden? Ich behaupte, dass ganze drei Merkmale reichen:
- der Absender,
- der Betreff,
- und die ersten drei Zeilen der E-Mail.
Die E-Mails im Junk-E-Mail Ordner sind mit der Reduktion auf nur die drei Merkmale gut überschaubar und schnell löschbar. Man könnte nun den Inhalt von oben nach unten durchschauen und dann alles mit einem rechten Mausklick auf den Ordner Junk-E-Mail und Ordner Junk-E-Mail leeren löschen. Das ist mir zu umständlich. Ich empfehle, nur immer die oberste E-Mail anzuschauen und diese mit der ENTF-Taste zu löschen, wenn sie Spam ist.
Das Ganze funktioniert so schnell und höchst zuverlässig.
Wie kann eine solche benutzerdefinierte Ansicht eingestellt werden?
- Junk-E-Mail Ordner anklicken
- Ansicht, Aktuelle Ansicht anpassen anklicken
- auf Felder klicken, dort in Felder in dieser Reihenfolge anzeigen jeweils Von, Betreff und An hinzufügen
- mit OK bestätigen
- auf Spalten formatieren klicken, bei Von und Betreff bei Bestimmte Breite jeweils "30" einstellen³
- mit OK und OK bestätigen
- auf Ansicht, Autovorschau klicken (Autovorschau aktivieren)
Haben Sie bisher gelesen? Oben hatte ich von nur drei Merkmalen gesprochen oder? In der Ansicht sind es doch aber vier, nämlich die oben genannten drei und zusätzlich das Feld An. Prinzipiell wird das Feld nicht zur schnellen Identifikation von Spam benötigt. Aber es ist hilfreich, wenn man bestimmte Wege, über den Spam kommt, feststellen will. Wer das nicht benötigt, kann das Feld An ebenfalls ausblenden.
Die wichtigsten Informationen liegen mit der benutzerdefinierten Ansicht im Blickfeld und mit Hilfe der ENTF-Taste lässt sich der gesamte Ordner in Sekunden durchschauen und bereinigen. Der erste Blick sollte dabei dem Betreff gelten und ist einfach konstant an einer Stelle zu halten. Erst wenn keine Klärung möglich ist, gilt der zweite Blick dem Feld Von bzw. den drei Zeilen Inhalt.
¹ Studien zeigen, dass bis zu 10 % der Leser auf Spam reagieren und ca. 1 % kauft
² ein Interview dazu findet sich hier
³ für einen größeren Platz für den Betreff kann z. B. auch "40" eingegeben werden